¿Cómo contratar servicios de transporte de carga en las mejores condiciones?

En los tiempos actuales donde la Pandemia nos ha dejado una secuela de afectaciones sanitarias, económicas y sociales, una de las de mayor repercusión a nivel global, son las disrupciones a las cadenas de suministro internacionales, que iniciaron con la escasez de contenedores motivada por el rompimiento de los ciclos de devolución de las cajas ante el cierre de industrias.

El fenómeno, ha disparado las tarifas de los distintos modos de transporte a niveles nunca antes vistos en los tiempos actuales. Esta situación tiende a agravarse aún más debido a los recientes conflictos entre Rusia y Ucrania que han provocado el alza en el precio internacional del petróleo, lo que necesariamente afectará el costo del combustible para todos los participantes a nivel global. Ello sin tomar en cuenta que el bloqueo comercial generado sobre los intercambios de bienes y servicios entre Rusia y el resto del mundo, afectará sensiblemente el delicado equilibrio entre los flujos de contenedores, de por sí ya impactados por el COVID 19.

En ese sentido, es necesario partir de la base que el transporte de mercancías se ha convertido en un “mercado duro”, donde lo mismo afecta la escasez de conductores para el autotransporte, las huelgas de personal operativo, las medidas sanitarias adoptadas en los puertos marítimos para el arribo y operación de las embarcaciones y las restricciones internacionales para el cruce transfronterizo de mercancías, así como los bloqueos a vías ferroviarias y el alza en el costo de los principales insumos, como son combustibles, lubricantes y refacciones.

Por todo ello, diversos especialistas y operadores logísticos a nivel mundial como el caso de Mexicom Logistics, que opera desde Canadá, ofrecen algunas recomendaciones a los usuarios a fin de que las condiciones actuales de la oferta de transporte, afecten lo menos posible la logística y el nivel de los costos de las cadenas de suministro:

1. Analizar y comprender la posición que guarda el usuario frente al mercado.

Cuando la demanda es mayor que la oferta, los servicios y los bienes tienden a encarecerse en el mercado, lo que ocasiona que los prestadores de servicios o los proveedores, busquen maximizar sus ingresos a fin de incrementar o mantener sus márgenes, frente a un alto costo de los insumos. Los usuarios entonces se ven obligados a racionalizar sus necesidades y a buscar un frente común para obtener mejores condiciones y tarifas. En el caso concreto del transporte es necesario dimensionar el tamaño de usuario y evaluar su capacidad de negociación, frente a los prestadores de servicio, al tiempo que se redefinen las prioridades y urgencias y se busca una mejor planeación de los movimientos de carga.

En esta estrategia resulta muy eficiente identificar las distintas rutas que se requiere utilizar, así como el volumen, frecuencia y tamaño de los embarques a enviar. Resulta útil buscar coincidencias con otros usuarios a nivel gremial, que permitan encontrar áreas de oportunidad en rutas específicas, así como los polígonos de transporte, donde pueden aprovecharse regresos de vacío a fin de hacer las propuestas más atractivas para el prestador de servicio, con tráficos bidireccionales.

2. Considerar los tiempos y movimientos que implican los procesos de transporte del usuario, a fin de reducir demoras.

Las áreas de compras y de logística del usuario deben poner atención en aquellos tiempos muertos que afectan tanto el acceso del transporte a las puertas de carga de los andenes de la empresa, como aquellos relacionados con la integración de los pedidos, antes del arribo de las unidades, así como, los tiempos correspondientes a la recepción de los vehículos en el destino y los necesarios para la descarga y el proceso de validación. Otro factor muy importante a considerar, es la documentación de los embarques y el cumplimiento de la normatividad, como es el caso del denominado complemento de Carta de Porte o la validación de los conocimientos de embarque en los puertos.

3. Integrar las solicitudes de servicio de manera adecuada a fin de que la información esté completa.

Cuando un usuario dispone de la información relacionada con todos los planos de sus tráficos y la proporciona a los prestadores de servicios con transparencia, es más factible que obtenga una mejor tarifa ante la relativa certidumbre de aspectos como: la naturaleza de las mercancías y su presentación para el transporte, los orígenes y destinos, el volumen anual y su calendarización mensual o semanal, las estacionalidades esperadas del mercado y los procesos y requisitos necesarios, para cada una de las rutas y para el tipo de mercancías a transportar.

Aquí también resulta muy conveniente que la relación entre las partes, sea abierta, franca y flexible, además de involucrar por ambos lados, a los equipos que tienen la capacidad de decisión y que cuentan con la información completa, a fin de evitar retrasos en la toma de decisiones o en el intercambio de información, confiable y oportuna entre las partes.

Lo anterior, permitirá establecer una relación de complementariedad o alianza entre ambas partes a fin de obtener mejores respuestas del servicio. Otro aspecto fundamental será la negociación y cumplimiento de los plazos de pago acordados, con el propósito de que, bajo las condiciones actuales, los transportistas puedan capitalizarse y los usuarios puedan comercializar sus productos, sin el pago previo o inmediato de los fletes.

4. Clasificar el tipo de servicios identificados por el usuario a fin de que los embarques sean mejor programados.

En este punto los diversos tipos de servicios aplicables a todas las modalidades de transporte se clasifican de la siguiente forma:

• Servicios SPOT emergentes: Son aquellos donde la demanda es inmediata o urgente, derivada de una petición expresa de los clientes o bien cuando resulta necesario reponer un embarque que ha sufrido un accidente, robo o una merma. Este tipo de servicios resultan mucho más caros en cuanto al flete tradicional, al mismo tiempo que están condicionados por la disponibilidad de unidades o frecuencias para su transporte.

• Servicios SPOT programados: Se definen como eventos únicos o esporádicos que, si bien están planeados, por su volumen, tamaño de embarque o su frecuencia, no resultan tan atractivos para un prestador. Sin embargo, se puede obtener una mejor tarifa que en el caso del punto anterior.

• Proyecto urgente o focalizado: Se refiere a un volumen atractivo de transporte de mercancías, (más o menos 20 embarques por mes) el cual requiere un movimiento puntual dentro de un periodo de tiempo determinado o una estacionalidad, a la vez que reclama una mayor atención del prestador del servicio y que puede ejercer una presión adicional sobre la oferta, con una tarifa que tiende a un precio mayor.

• Proyecto Planificado. Se refiere a aquellos movimientos que han sido perfectamente programados en cuanto su volumen anual, periodo de transporte, frecuencia y tamaño de embarques, tipo de unidad que se requiere, tiempos estimados de recorrido y, orígenes y destinos, entre otros elementos, que facilitan al medio de transporte dimensionar su disponibilidad y planificar el posicionamiento de las unidades para la carga, así como calcular sus ciclos de cargadura. En algunos casos, como es el transporte de líquidos o de materiales y residuos peligrosos, las unidades deben permanecer cautivas en servicios programados, ya que no pueden cargar otro tipo de productos sin antes pasivar las unidades, lo que implica un costo y tiempo muerto considerables.     

Recomendaciones adicionales.

• Entrenar a los equipos de ambas partes a fin de que cuenten con el conocimiento necesario de sus capacidades, limitaciones, requerimientos y nivel de decisiones, que faciliten la relación y potencien la experiencia con que cada parte cuenta. Esto evitará información incompleta, exceso de consultas, errores de interpretación y retrasos indeseables, tanto en las cotizaciones como en la parte operativa de carga, recorrido y descarga.

• Plasmar en un documento la planificación de los movimientos y las particularidades relacionadas con el suministro de unidades vacías, la documentación necesaria para el transporte, las precauciones de manejo y entrega de las mercancías, el monto de los fletes pactados y la definición de aquellos factores que pueden implicar el ajuste de los precios, como son el costo de combustibles, las cuotas de autopistas o uso de puertos, etc. Es necesario aceptar que estamos en un mercado muy inestable que requerirá ajustes de precios, al menos por un tiempo.

• Determinar los límites en cuanto a la flexibilidad de ambas partes, tanto en las características de la oferta del servicio como en el dimensionamiento de la demanda, que permitan una relación operativa más fluida y eviten los roces innecesarios entre los equipos actuantes. Aquí resulta estratégico establecer los canales de comunicación que faciliten una rápida y consistente solución de los problemas que surjan, con beneficios para ambas partes.

• Establecer un seguimiento periódico de los resultados obtenidos entre la planificación original y el cumplimiento de las partes en cuanto a las expectativas de volumen, surtimiento de equipo, tiempos de recorrido, entregas completas y a tiempo y, aquellos procesos responsabilidad del usuario que pueden implicar demoras o tiempos muertos para el transportista.

Escrito por Sergio García

Carlos Luis Michel Fumero - Aducarga Envíos a Venezuela

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